Номенклатура дел судебных приставов что это

В этой статье юрист Алексей Князев отвечает на популярный вопрос: «Номенклатура дел судебных приставов что это?».

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

наименование организации (в полном виде)
наименование структурного подразделения (в полном виде)
номер дела (в соответствии с номенклатурой)
заголовок дела
срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

только оформленные и исполненные документы
один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Сводная номенклатура дел центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов (Приказ Минюста РФ от 25.06.2008 n 126)

Приложение N 30
к Приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от 25 июня 2008 г. N 126

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы
судебных приставов
от ____________ N _________
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
центрального аппарата Федеральной службы
судебных приставов на ____ год
————-T—————T————-T——————T————¬
¦Индекс дела ¦Заголовок дела ¦ Количество ¦Срок хранения дела¦Примечание ¦
¦ ¦ (тома, части) ¦ дел (томов, ¦ (тома, части), ¦ ¦
¦ ¦ ¦ частей) ¦ N статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+————+—————+————-+——————+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L————+—————+————-+——————+————
Название раздела
————-T—————T————-T——————T————¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————+—————+————-+——————+————
Начальник
Управления делопроизводства ___________ ___________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
«__» ___________ 200_ г.
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
——————————————- ___________ ___________________
(подпись) (расшифровка
подписи)
«__» ___________ 200_ г.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФССП России Протокол ЭПК Государственного архива
Российской Федерации
от ____________ N _________ от ___________________ N ___________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в
центральном аппарате ФССП России
————————T———T——————————————¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +——————T———————-+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой «ЭПК» ¦
+———————-+———+——————+———————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———————-+———+——————+———————-+
¦постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+———+——————+———————-+
¦временного ¦ ¦ ¦ ¦
¦(свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+———+——————+———————-+
¦временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+———+——————+———————-+
¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦
L———————-+———+——————+————————
Начальник
Управления делопроизводства ______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«__» ______________ 200_ г.
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения
———————————- ______________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«__» ______________ 200_ г.
———————————
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Это видео поможет лучше понять процедуру.

Поделитесь своим мнением на тему «Номенклатура дел судебных приставов что это» в комментариях.