В этой статье юрист Алексей Князев отвечает на популярный вопрос: «Как организовать работу отдела судебных приставов?».
Как организовать работу отдела судебных приставов
Пошаговый алгоритм действий должностных лиц ФССП России в рамках исполнительного производства с учетом последних законодательных изменений, а также судебной и ведомственной практик.
3. Планирование работы судебного пристава-исполнителя
Планирование без действий — это мечта.
Действия без планирования — это кошмар.
Одной из таких функций, непосредственно влияющей на систему эффективности деятельности структурных подразделений, является планирование: «Планирование как технологический процесс предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможного эффективного использования ресурсов» .
———————————
Савкина Р.В. Планирование на предприятии: Учебник. М.: Дашков и Ко, 2013. С. 10.
Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки органа исполнительной власти и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование обеспечивает более четкую координацию усилий структурных подразделений и таким образом укрепляет взаимодействие руководителей территориальных органов со своими структурными подразделениями и управлениями центрального аппарата.
Планирование в ФССП России является основным элементом системы управления, непосредственно оказывающим влияние на эффективность деятельности. Концептуально основы планирования впервые были изложены в Приказе ФССП России от 7 апреля 2005 г. N 46 «Об утверждении Инструкции по организации планирования и контроля за выполнением планов в системе Федеральной службы судебных приставов» .
———————————
Бюллетень Федеральной службы судебных приставов. 2005. N 2.
В дальнейшем организация планирования как одна из основных функций системы управления совершенствуется и развивается (см. Приказы ФССП России от 15 июня 2006 г. N 71 «Об утверждении Инструкции по организации планирования работы и контроля за выполнением планов в Федеральной службе судебных приставов» , от 4 декабря 2008 г. N 491 «Об утверждении Инструкции по организации планирования деятельности Федеральной службы судебных приставов» , от 6 апреля 2011 г. N 109 «Об организации планирования деятельности Федеральной службы судебных приставов» , от 15 июня 2012 г. N 281 «Об организации планирования деятельности Федеральной службы судебных приставов» ). Конкретизируются основные понятия, используемые в процессе планирования. Вносятся дополнения, направленные на его совершенствование. Обязательным условием состояния и качества планирования является жесткая централизация в планировании по вертикали.
———————————
Бюллетень Федеральной службы судебных приставов. 2006. N 3.
Там же. 2009. N 1.
Там же. 2011. N 5.
«».
Как показывает практика, наличие продуманного, сбалансированного по целям, перспективам и ресурсам плана еще не является окончательным фактором в его достижении. Одним из основных слагаемых в достижении поставленных целей, закрепленных на плановой основе, выступает умение должностного лица организовать его реализацию.
Существенное влияние на организацию работы структурного подразделения оказывает планирование рабочего времени каждым судебным приставом. План рабочего дня, изложенный на бумаге, упростит запоминание и освободит внимание для более важных дел. Для плодотворного планирования рабочего времени следует соблюдать следующие правила (рекомендации):
— знать задачи, которые на тебя возложены, и на этой основе определить перечень дел на длительный период;
— изучить перечень дел, крупные задачи разбить на мелкие;
— установить четкие и реальные сроки для каждого задания;
— внести в календарь (ежедневник, блокнот, тетрадь) срочные дела, которые возникли накануне;
— делегировать часть заданий специалисту-помощнику (при наличии);
— расставить приоритеты среди множества дел, разделив их на три уровня сложности: первостепенные, второстепенные и остальные задачи.
При планировании надо помнить следующее правило: планировать не более 60% времени, 20% времени оставляйте на спонтанные дела, 20% — резерв на незапланированные действия.
Если исходить из 10-часового рабочего дня, то это значит, что следует охватить планом не более шести часов. Однако нашей целью должен быть восьмичасовой рабочий день, при этом запланированное время должно составить примерно пять часов.
Для самого простого планирования достаточно иметь листок бумаги и ручку. На бумаге написать цели и планы на следующий день. И по ходу выполнения вычеркивать сделанные дела. Этот способ очень простой и достаточно эффективный. Он позволяет видеть и планировать деятельность всего лишь на один день вперед, что является уже большим плюсом, потому что 80% людей не делают даже этого.
Рабочий день планируется в конце предыдущего или в начале текущего дня. Следует руководствоваться некоторыми советами по планированию рабочего дня:
— не планируйте более трех важных дел на день и более 10 на неделю;
— планируйте наиболее важную, сложную и неприятную (стрессовую) работу на благоприятное для вас время;
— оставляйте легкие и приятные дела на конец рабочего дня.
Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня.
Когда вы овладели искусством планирования дня, переходите к планированию недели. Здесь также существуют свои правила:
— планируйте неделю в специальном еженедельнике с разбивкой по дням недели;
— наиболее важные дела планируйте на начало недели;
— отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, совещания, выход на территорию, занятия, прием граждан, телефонные звонки или СМС-оповещения);
— группируйте работу по блокам (изучение вновь поступивших исполнительных документов, изучение ответов на запросы судебного пристава-исполнителя, работа с текущими исполнительными производствами, рассмотрение жалоб и т.д.).
Всегда резервируйте время для неожиданных дел, они обязательно появятся.
Особенности планирования типовой рабочей недели судебного пристава-исполнителя заключаются в проведении ежедневных повторяющихся мероприятий, а также действий, проводимых в отдельные дни. К ежедневным обязанностям относятся:
— распределение взысканных денежных средств, поступивших на депозитный счет, оформление исполнительных производств и иная работа с документами;
— проведение исполнительных действий и их обязательная фиксация в автоматизированной информационной системе Программный комплекс «Отдел судебного пристава» (АИС ПК «ОСП»);
— краткий анализ и фиксирование результатов работы за день.
Этот анализ, проводимый самостоятельно судебным приставом-исполнителем в целях самоконтроля за организацией своего труда, может содержать информацию по следующим показателям: возбуждено исполнительных производств; окончено исполнительных производств, в том числе фактическим исполнением; произведено арестов имущества; составлено административных протоколов; выявлено материалов уголовных дел; вынесено ограничений на выезд из РФ; вынесено постановлений об ограничении специальных прав; взыскано по исполнительным производствам (руб.); взыскано исполнительского сбора (руб.); принято граждан (чел.); оформлено исполнительных производств в архив.
Перечень мероприятий, проводимых в течение рабочей недели, также ограничен по содержанию и включает:
— участие в оперативном совещании подразделения;
— участие в приеме граждан (вторник с 9.00 до 15.00, четверг с 14.00 до 18.00);
— участие в занятиях по служебной подготовке (по отдельному плану);
— подведение итогов за неделю и подготовку оконченных исполнительных производств для проверки с последующей сдачей в архив (график сдачи утверждает начальник отдела ежемесячно не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным).
Структура типовой рабочей недели и результатов работы судебного пристава-исполнителя, как правило, определяется его обязанностями, закрепленными в должностном регламенте.
Отсутствие рабочего инструментария и умения планировать является одной из причин, позволяющих неэффективно организовывать работу и распределять рабочее время.
Организация документооборота в отделе судебных приставов
Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
В отделе различается три основных потока документации:
1. документы, поступающие из сторонних организаций, граждан — входящие;
2. документы, направляемые в другие организации и гражданам — исходящие;
3. документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые в управленческом процессе (письма, докладные, служебные записки) — внутренние.
Основным принципом регистрации документов является однократность.
Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в отдел корреспонденции осуществляется канцелярией. Поступающая в отдел корреспонденция принимается работником канцелярии у почтальона. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования.
В канцелярии вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.
Регистрация корреспонденции осуществляется в день ее поступления в отдел. На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных «Служебная корреспонденция», которые хранятся в электронном виде и на бумажных носителях в форме журнала.
Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета входящих документов в регистрационные формы электронной базы данных канцелярии:
1. регистрационный входящий номер документа;
3. наименование документа;
4. дата документа;
5. краткое содержание (заголовок к тексту);
Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации:
1. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
2. копии документов, поступившие для сведения;
3. поздравительные письма и телеграммы;
4. формы статистической отчетности;
5. пригласительные билеты;
6. бухгалтерские документы.
В канцелярии на этих документах ставится только дата поступления.
Документы, адресованные непосредственно должностным лицам (ответственным исполнителям), после регистрации передаются по назначению. Зарегистрированные документы передаются руководству отдела (в соответствии с распределением обязанностей) для рассмотрения и вынесения резолюции. Документы, рассмотренные руководством, направляются на исполнение с отметками в регистрационных формах не позднее следующего рабочего дня.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на утверждение (подписание) руководством отдела, подготовку к пересылке адресату. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней (если иной срок не установлен в резолюции руководства отдела или в самом поручении).
Исходящие служебные письма и другие документы до передачи на регистрацию и отправку в канцелярию проверяются исполнителем документа на наличие необходимых реквизитов: подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера служебного телефона. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается на регистрацию вместе с инициативным документом.
Работник канцелярии, осуществляющий регистрацию, проверяет правильность оформления исходящих документов и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки. Дата и регистрационный исходящий номер документа проставляются работником канцелярии.
Устанавливается следующий состав реквизитов для учета исходящих документов в регистрационной форме электронной базы данных канцелярии:
1. дата документа;
2. регистрационный исходящий номер документа;
3. номер и дата документа, на который направляется ответ;
6. наименование документа;
7. краткое содержание (заголовок к тексту).
Отправка исходящей корреспонденции производится только канцелярией. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Внутренние документы — документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые государственными гражданскими служащими в управленческом процессе (докладные, служебные записки).
Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов регистрационных форм электронных баз данных (регистрационных журналов) по учету внутренних документов:
1. регистрационный номер внутреннего документа, присвоенный по месту его исполнения;
2. дата документа;
5. наименование документа;
6. краткое содержание (заголовок к тексту).
Внутренние документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме электронной базы учета входящих документов в категории «внутренние документы». Передача документов между сотрудниками отдела осуществляется через канцелярию под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в отделе используются поисковые системы по документам, как в традиционном, так и в электронном виде.
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники:
1 классификатор видов документов;
2 классификатор корреспондентов;
3 классификатор исполнителей;
4 номенклатура дел.
Помимо перечисленных в поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
В автоматизированной системе организации документооборота, используемой в канцелярии, поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
Объем документооборота — количество документов за определенный период времени (месяц, полугодие, год), проводится по данным регистрационно-контрольных форм. За единицу подсчета принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры, предназначенные для отправки адресатам, подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности специалистов, занятых в сфере делопроизводства, определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Одним из построений учета является анализ по вынесению судебными приставами-исполнителями постановлений и поручений о временном ограничении права выезда должникам.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ. Ответственные лица за ведение делопроизводства в отделе учитывают документы при получении и при подготовке к отправке. Результаты учета документооборота обобщаются канцелярией по полугодиям и представляются руководству отдела в виде учетной
Особенности организации деятельности главного управления судебных приставов
Деятельность судебных приставов четко нормируется. На законодательном уровне установлена строгая иерархия подчинения, согласно которой исполнители подчиняются старшему руководству. Далее цепочка состоит из районных, областных и государственных регулирующих органов. Субъектные подразделения в своей работе подчиняются центральному штату. Несмотря на тот факт, что главное управление судебных приставов является подвластным Минюсту, оно, по сути, самостоятельно, его деятельность регулируется внутренними законами.
Основные полномочия ФССП
Главное управление Федеральной службы судебных приставов выполняет целый ряд задач. Среди них:
- администрирование субъектных, региональных подразделений;
- координирование выполнения судебно-правовых актов в назначенном, принудительном режиме (судов общей юрисдикции, арбитражных);
- производство дознания (касается уголовных дел о преступлениях);
- распределение бюджетных средств на функционирование и содержание системы;
- разыск должников и скрываемой собственности (физических, юридических лиц);
- обеспечение назначенного порядка работы общей юрисдикции, Конституционного, Высшего Арбитражного, Арбитражного, Верховного судов);
- оценка, реализация, учет, хранение, арестованного (конфискованного) стяжения.
Главное управление судебных приставов по России наделено всеми правами и допусками для реализации вышеперечисленных задач. Они могут выполняться непосредственно центральным составом либо передаваться на осуществление субъектным структурам.
Организация деятельности ФССП
Главное управление Федеральной службы судебных приставов России является высшим звеном ФССП. Оно обеспечивает функционирование подконтрольных отделений, проверяет реализацию решений, при необходимости применяет принудительные меры. ССП организована в соответствии с административно-территориальным устройством.
Строение ССП и иерархия подчинения выглядит следующим образом:
- ФССП РФ;
- уровень субъектов РФ (по Ярославской обл., Санкт-Петербургу, Москве т. д.);
- территориальные отделения (межрайонное, городское, районное).
Директор службы является прямым руководителем управления и главным судебным приставом. Он назначается на пост приказом Минюста и таким же образом от него освобождается. В его компетенцию входит: регулирование работы центрального аппарата (утверждение структуры, штатного расписания, внутреннего распорядка), обеспечение делопроизводства, издание правовых документов в рамках своих полномочий.
Каждое территориальное отделение, в свою очередь, имеет своего начальника, который подчиняется вышестоящим инстанциям. Субъектным органам подвластны районные, межрайонные отделы, которые непосредственно отвечают за выполнение актов и решений. Это низовое звено ССП, согласно административно-территориальному устройству субъектов РФ. Существуют также специализированные департаменты, которые контролируют реализацию решений на всем пространстве субъекта РФ. В такие подразделения передаются резонансные или социально-значимые исполнения, задолженности в особо крупных суммах, пр.
Управленческий аппарат состоит из таких отделов:
- госслужбы и кадров;
- делопроизводственный;
- организационно-контрольный;
- разыскивания должников и их собственности;
- ревизионный;
- административной практики и дознания;
- финансово-экономический;
- информатизации и др.
Отдел главного управления Федеральной службы судебных приставов является важным спецподразделением ФССП. Ему подчиняются исполнители, которые непосредственно обеспечивают реализацию решений и обозначенный порядок правового производства. ССП активно взаимодействует с другими структурами (органами местного самоуправления и власти, общественными формированиями, пр.). Департамент осуществляет свою работу в согласии с Конституцией РФ, президентскими и правительственными документами, федеральными законами, международными договорами, постановлениями Министерства юстиции.
Это видео поможет лучше понять процедуру.
Поделитесь своим мнением на тему «Как организовать работу отдела судебных приставов» в комментариях.
Загрузка...